Adrián Pérez
Valentina Herrero Casteigts
Rediseño y automatización de procesos de compras impulsados por metodología LEAN, reduciendo tiempos de procesamiento y aumentando la capacidad en más de 100 entidades gubernamentales.
Aumento en volumen de compras manejado con menos recursos
Reducción promedio en tiempos de procesamiento
Ahorros anuales en nómina por ganancias de productividad
Contexto
El sistema de compras del gobierno de Puerto Rico operaba mediante 188 regulaciones separadas distribuidas en más de 100 entidades gubernamentales, cada una gestionando sus compras de forma independiente con flujos de trabajo en papel. Las transacciones estándar requerían entre 20 y 30 días para completarse, sin seguimiento centralizado, métricas de desempeño ni visibilidad en tiempo real. Durante emergencias —incluyendo los huracanes Irma y María, terremotos posteriores y la pandemia de COVID-19— la incapacidad del sistema para responder con rapidez comprometió servicios esenciales y limitó el acceso a fondos federales que exigían controles estrictos de rendición de cuentas.
La Solución: Plataforma J.E.D.I.
La galardonada plataforma J.E.D.I., lanzada en 2022 y mandatada por la Ley 73-2019, consolida las compras de las entidades gubernamentales en una única solución basada en la nube. Antes de la digitalización, el equipo aplicó metodología LEAN para mapear los flujos de trabajo existentes, identificar cuellos de botella y eliminar ineficiencias, garantizando que la plataforma automatizara procesos optimizados en lugar de replicar los problemas existentes.
La plataforma automatiza la gestión de flujos de trabajo, la generación de órdenes de compra, la evaluación de proveedores y el monitoreo de cumplimiento, al tiempo que proporciona paneles operativos en tiempo real y transparencia pública. La implementación combinó reforma regulatoria, reestructuración organizacional, despliegue tecnológico por fases y una gestión del cambio integral para asegurar la adopción en todo el gobierno central de Puerto Rico.
Capacidades Principales:
- Flujos de trabajo automatizados de requisición a orden
- Seguimiento de transacciones y analítica en tiempo real
- Sistema de gestión del desempeño de proveedores
- Identificación proactiva de riesgos y alertas
- Accesibilidad pública a datos y supervisión ciudadana
En sus primeros cuatro años, J.E.D.I. procesó más de 100,000 solicitudes, con una reducción promedio del 86% en los tiempos de procesamiento en el 95% de las compras. La plataforma generó $2.3 millones en ahorros de nómina al procesar un aumento del 265% en el volumen de compras con menos recursos. Más allá de las mejoras operativas, la iniciativa estableció un benchmarking objetivo del desempeño e implementó una gestión proactiva de riesgos que ha identificado y resuelto más de 500 problemas de cumplimiento.
Impacto por Grupos de Interés
Agencias de Gobierno
Los ciclos de compras acelerados permiten una entrega de programas más rápida y mejora en la continuidad operativa.
Supervisión Fiscal
La visibilidad completa de transacciones y la trazabilidad de fondos federales garantizan el cumplimiento y reducen el riesgo de auditoría.
Ecosistema de Proveedores
Los procesos estandarizados y los criterios de evaluación transparentes fomentan una participación competitiva y basada en méritos.
Confianza Pública
La publicación de datos en tiempo real y la transmisión en vivo de licitaciones demuestran responsabilidad e integridad institucional.
Flujo de Proceso Optimizado: De 24 a 3 Pasos
Tiempo Promedio de Procesamiento por Método de Compra
J.E.D.I. demuestra cómo la digitalización estratégica, respaldada por una reforma regulatoria y un cambio organizacional, puede transformar operaciones gubernamentales complejas y al mismo tiempo generar valor medible en eficiencia, costos y transparencia.
