Este video detalla el ambicioso proceso de transformación digital de las operaciones de la Administración de Servicios Generales (ASG).
El proyecto se inició con un diagnóstico exhaustivo utilizando la metodología Lean para identificar brechas operacionales. Esto guió directamente el diseño y la implementación de una nueva herramienta digital de compras llamada JEDI. JEDI fue diseñada bajo tres principios fundamentales: simplicidad, uniformidad y visibilidad.
La implementación fue un éxito rotundo que generó mejoras significativas en la eficiencia. El nuevo sistema logró estandarizar y automatizar gran parte del proceso de compras, reduciendo drásticamente la cantidad de pasos manuales de 24 a solo 4. Esto resultó en una reducción importante en el tiempo promedio de procesamiento; por ejemplo, un tipo de compra se redujo de tomar 22 días a solo 1 día.
Para mejorar la visibilidad y el monitoreo, se diseñó un tablero digital. Este permite a las agencias ver el estado de sus requisiciones en todo momento y a la gerencia de ASG monitorear la operación a diario. El manejo del cambio fue una parte esencial para asegurar el éxito de la implementación, incluyendo adiestramiento continuo y apoyo al personal, tanto para las partes interesadas internas como externas.